Pieniądze – jednych onieśmielają, drugim powiększają wypieki na twarzy, a jeszcze innym spędzają sen z powiek. Jednym ich brakuje, innym ciągle mało. Wszyscy mamy wewnętrzne skrypty poznawcze (mniej lub bardziej ukryte myśli i postawy) na temat pieniędzy i sposobu ich zdobywania.
Jedni uważają, że praca sama przekłada się na wysokość honorarium (ze względu na swoją jakość i oryginalność), inni twierdzą zaś, że najważniejsze to umieć się sprzedać – według nich dobry zarobek jest więc wypadkową PR-u i umiejętności negocjacji. I jedni, i drudzy mają rację, chociaż czasami ludzie i okoliczności odmiennie porządkują hierarchię tych dwóch podejść.
Trend na negocjacje
Nie tylko we współczesnym biznesie pojęcie negocjacji często jest nadużywane. Pojawia się wszędzie, jakby wszystko zawsze opierało się wyłącznie na negocjacjach. Rodzice negocjują z dziećmi (zamiast im cierpliwie wyjaśniać), małżonkowie negocjują warunki intymnego spotkania (oczywiście w żartach, zapominając o tym, że nasze mózgi żarty kodują jak fakty), a dziewice – cenę pierwszego stosunku.
Designerskie pertraktacje
Projektanci wnętrz też negocjują. Czasami zbyt wcześnie, a czasami za późno. Są tacy, którzy – nie myśląc o kosztach – uważają, że najważniejsze to projekt i jego realizacja. I są tacy, którzy zanim rozpoczną budowanie projektu, oczekują zadatku na rzecz poniesionych kosztów. Często sami klienci wywierają presję na którąś z tych postaw. Nie ma jasnych wskazań, w którym momencie sprawa pieniędzy powinna być podjęta. Jest jednak kilka zasad, które sprzyjają bezpieczeństwu biznesowemu w pracy designera.
Merytoryka to podstawa
Po pierwsze, negocjacje cenowo-kosztowe nie powinny ani wyprzedzać, ani wypierać rozmowy merytorycznej na temat potrzeb klienta i jego oczekiwań oraz proponowanych rozwiązań. Negocjacje cenowe nie powinny (w świadomości realizatora kontraktu) być traktowane równoważnie z rozmowami na temat warunków realizacji. Nie wszystkie ustalenia wymagają negocjacji, czasami bardziej skuteczna jest po prostu rozmowa, dialog, zadawanie pytań i dyskutowanie na temat odpowiedzi, przedstawianie argumentacji, dzielenie się przykładami lub wariantami rozwiązań.
Czarno na białym
Po drugie, gdy przyjdzie moment dyskusji o kontrakcie (umowie), ważne jest to, by dysponować wersją na piśmie, nawet w formie roboczej. Inaczej przebiegają procesy decyzyjne, gdy o sprawie czytamy, a inaczej wtedy, kiedy tylko o niej rozmawiamy. Spisana wersja robocza obejmująca wstępne koszty powinna mieć charakter wariantowy. Podobnie jak każda wycena kosztów (cena usług) powinna w wersji roboczej być prezentowana w widełkach (od… do…), a nie kwotowo (około…). Takie propozycje ukonkretniają negocjacje, sprowadzając je najczęściej do punktu znajdującego się mniej więcej pośrodku (w widełkach), co powinien przewidzieć designer przygotowujący kosztorys.
Zasady bezpieczeństwa biznesowego w pracy designera
1. Negocjacje cenowo-kosztowe nie powinny ani wyprzedzać, ani wypierać rozmowy merytorycznej na temat potrzeb klienta i jego oczekiwań oraz proponowanych rozwiązań.
2. Gdy przyjdzie moment dyskusji o kontrakcie (umowie), ważne jest to, by dysponować wersją na piśmie, nawet w formie roboczej.
3. Cena, koszty, pieniądze – ten temat powinien być poruszony w odpowiedniej chwili w kontaktach z klientem.
Kolejny kęs
Trzeba jednak pamiętać, że oprócz wszystkich składowych kosztorysu także suma globalna usługi może być negocjowana, zatem wprowadzenie do kosztorysu pozycji „wydatki inne, obecnie nieprzewidziane” (związane np. z długim czasem realizacji projektu, co może rzutować na ceny materiałów itp.) jest jak najbardziej uzasadnione. Oczywiście, ten punkt kosztorysu najczęściej jest podnoszony (i czasem kwestionowany) przez klienta. Nie należy ulegać odruchowej obawie, że może go to zniechęcić. Sposób wyjaśnienia tej pozycji jest niezwykle istotny, bo dzięki niemu zaufanie do wykonawcy może znacznie wzrosnąć (warto mu wierzyć, bo myśli ostrożnie). W przypadku łatwego wycofania się z tego zapisu realizator może natomiast być odebrany jako osoba „miękka” – taka, u której w przyszłości będzie można uzyskać dodatkowe przywileje biznesowe w postaci ekstraczynności czy ekstrausług (na tym polega metoda „kolejnego kęsa” w negocjacjach).
Rozmowa o kosztach
Po trzecie, cena, koszty, pieniądze – ten temat powinien być poruszony w odpowiedniej chwili w kontaktach z klientem. Warto nadać mu szczególne znaczenie, zaznaczając w rozmowie, że przyjdzie moment, w którym będziemy omawiać sprawy związane z kosztami. To ważne z co najmniej trzech powodów.
1.Kiedy ludzie myślą i rozmawiają o pieniądzach, korzystają z innych części mózgu niż wtedy, gdy myślą twórczo o wizji własnych oczekiwań czy przyszłości swojego otoczenia.
Myśl o płaceniu i pieniądzach w strukturach anatomicznych mózgu często uaktywnia wyspę (łac. insula – ośrodek smaku i obrzydzenia). Dlatego zanim dojdzie do aktywacji ośrodka obrzydzenia, warto wstępnie pozamykać tematy związane ze sprawami merytorycznymi i organizacyjnymi, a rozmowę o kosztach odłożyć na odrębny moment. Niecierpliwi klienci czasami domagają się podania ceny, nawet jeśli w rzeczywistości nie odgrywa ona wielkiej roli ze względu na stopień ich zamożności. W takich okolicznościach odroczenie tematu i ustalenie momentu, w którym będzie o tym mowa, jest elementem sztuki prowadzenia rozmowy biznesowej, która nie miesza negocjacji z budowaniem dobrych relacji cementujących owocną współpracę.
2.Zbyt wczesne rozważanie szczegółów kosztowych może modyfikować oczekiwania i nadzieje klienta.
Przyjęcie założenia wstępnego, że możliwości finansowe klienta stanowią ograniczenie dla designera, choć czasami mające uzasadnienie w realiach, może „zubażać” decyzyjnie obie strony. Dlatego zawsze warto rozważać dwa warianty własnego projektu – bogatszy i skromniejszy. W przypadku bardzo oszczędnych klientów lub klientów z wyraźnymi ograniczeniami finansowymi warto również (po przedstawieniu dwóch pierwszych rozwiązań) dać pod rozwagę „projekt środka”, który najczęściej jest albo szybko akceptowany, albo ubogacany elementami z propozycji „bogatszej”.
3.Do rozmowy o pieniądzach, do negocjacji cenowych i honoraryjnych warto się przygotować nie tylko merytorycznie, lecz także mentalnie.
Szczególnie dotyczy to tych projektantów (projektantek), którzy czują skrępowanie lub wewnętrzną niewygodę związaną z tematem pieniędzy. Warto przed takimi negocjacjami wypić kawę (lub przegotowaną wodę), wziąć kilka oddechów i zadać sobie pytanie: „Jak zmieni się twarz klienta, gdy będzie czytał zaproponowany kosztorys?”. Takie nastawienie jest ważne, gdyż napięcie stresowe jest w znaczący sposób automatycznie redukowane przez naszą ciekawość.
Chwilowa ślepota
Narzędziem ciekawości jest obserwacja. W codziennej rzeczywistości osoby z nieśmiałością biznesową w momencie podawania oferty same odwracają głowę, starając się nie patrzeć na klienta, jakby w obliczu pieniędzy był on wcieleniem Mefista. W sferze racjonalnej często tłumaczą sobie, że nie chcą mu przeszkadzać. Dobrze też jest wiedzieć, że istnieje takie zjawisko jak „chwilowa ślepota” (ang. change blindness), która polega na tym, że nie zwracamy uwagi na szczegóły twarzy osoby, z którą rozmawiamy, a nawet na całą jej postać. Klasyczny eksperyment przeprowadzony w Uniwersytecie Stanford i powtórzony później w Kent University, który polegał na tym, że dwie osoby w trakcie swojej rozmowy zostały na moment rozdzielone właśnie przenoszonymi, wielkimi drewnianymi drzwiami, a jeden z rozmówców zmienił się na kogoś zupełnie innego, ale podobnie ubranego, wykazał, że drugi rozmówca zupełnie tego nie zauważył. Ponad połowa uczestniczących w eksperymencie nie rozpoznała, że ma do czynienia z innym partnerem niż ten, z którym zaczynała rozmowę. Takiej chwilowej ślepocie możemy ulegać w sytuacjach dla nas szczególnie ważnych, a przecież gdy mowa o pieniądzach, dla wielu z nas to są właśnie te kluczowe momenty. „Trwaj, chwilo, jesteś piękna” myślą niektórzy, zapominając, że dla Fausta był to początek jego zguby. Tam jednak chodziło o miłość bez negocjacji, a nie o pieniądze.